La presente declaración tiene por objeto informar a los clientes, potenciales clientes, exclientes y demás personas cuyos datos personales son tratados por Colbún S.A. en el desarrollo de sus actividades comerciales, sobre la forma en que la Compañía, en su calidad de responsable del tratamiento, recopila, utiliza, conserva, comunica y protege dichos datos.
1) Categoría de Datos Personales
En el marco de sus actividades comerciales, Colbún S.A., podrá tratar las siguientes categorías de datos personales, según corresponda en cada caso:
- Datos de identificación, contacto e información profesional. Nombre y apellido, número de Rut, correo electrónico, teléfono de contacto, cargo o función y lugar de trabajo. En el marco de los procesos de propuesta, negociación y formalización contractual, estos datos podrán corresponder al contacto designado por la contraparte, así como a sus representantes legales, apoderados o firmantes autorizados.
- Antecedentes jurídicos y de representación. Instrumentos públicos o privados que acrediten o permitan verificar las facultades de representación de una persona, incluyendo poderes, mandatos u otros documentos equivalentes, cuando resulten necesarios para la negociación, formalización o ejecución de la relación contractual.
- Antecedentes para procesos de debida diligencia: Información necesaria para la evaluación de potenciales conflictos de interés, incluyendo antecedentes sobre la existencia de vínculos familiares con Directores y Ejecutivos Principales de Colbún S.A.
- Datos de imagen y audiovisuales. Fotografías y/o grabaciones de video obtenidas durante capacitaciones, actividades o eventos corporativos organizados por Colbún S.A, así como imágenes registradas por las cámaras de seguridad de la Compañía cuando la persona visite sus instalaciones.
Las categorías de datos personales mencionadas anteriormente podrán ser obtenidas por Colbún S.A., a través de las siguientes fuentes:
- Directamente del titular, mediante la información que éste proporcione a través de formularios web, correos electrónicos, llamadas telefónicas, reuniones, actividades, eventos u otras interacciones mantenidas con Colbún S.A.
- Fuentes de acceso público, incluyendo sitios web corporativos, plataformas profesionales y otras fuentes de información legítimamente accesibles al público que contengan antecedentes de contacto o información profesional.
- Contrapartes comerciales, mediante la información y documentación proporcionadas en el marco de los procesos de prospección, negociación, contratación, licitación y debida diligencia.
- Sistemas y registros corporativos de Colbún S.A., que contengan información recopilada durante el desarrollo o la gestión de relaciones comerciales o contractuales.
- Organismos, plataformas y registros sectoriales, cuando la información se encuentre disponible y sea pertinente para la gestión de la relación comercial o contractual.
- Referencias comerciales y contactos profesionales.
2) Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales
Los datos personales recopilados serán utilizados para las finalidades descritas a continuación, así como para aquellas otras que resulten compatibles con las informadas en la presente Declaración, de conformidad con la legislación aplicable:
- Gestionar la prospección, evaluación y desarrollo de oportunidades comerciales, incluyendo la identificación de potenciales clientes, el contacto y coordinación de reuniones, la atención de consultas, el seguimiento de oportunidades de negocio y la evaluación de necesidades asociadas a soluciones energéticas y servicios ofrecidos por Colbún S.A.
- Gestionar los procesos de propuesta, negociación y contratación, incluyendo la elaboración y envío de propuestas, la formalización y ejecución de contratos, la identificación y validación de representantes, apoderados y contactos autorizados, y las demás actividades necesarias para la adecuada gestión de dichas relaciones.
- Realizar procesos de debida diligencia y gestión de riesgos, asociados a la relación comercial, incluyendo la recopilación y análisis de información sobre vínculos familiares o societarios que puedan generar eventuales conflictos de interés, cuando resulte necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias o corporativas.
- Gestionar la prestación de servicios y la relación con los clientes, incluyendo la administración de contratos, facturación, pagos, cobranza, atención de consultas y requerimientos relacionados con los servicios y demás actividades necesarias para la adecuada ejecución de la relación contractual.
- Dar cumplimiento a las obligaciones legales, regulatorias y operativas del sector, así como aquellas que resulten aplicables a Colbún S.A., incluyendo la preparación, entrega y reporte de información a organismos públicos, autoridades y demás entidades competentes, cuando corresponda.
- Gestionar las comunicaciones y el relacionamiento con clientes, incluyendo el envío de información comercial, institucional, regulatoria e informativa, así como la organización, y ejecución de eventos corporativos y otras iniciativas destinadas a fortalecer la relación comercial. En el marco de dichas actividades, podrán captarse fotografías y/o grabaciones de video para fines institucionales, comunicacionales y de difusión corporativa.
- Evaluar y mejorar la experiencia y satisfacción de los clientes, mediante encuestas, mediciones, evaluaciones u otros mecanismos destinados a conocer sus necesidades y percepciones respecto de los productos, servicios y atención proporcionados por Colbún S.A.
- Habilitar y administrar plataformas de autogestión y servicios digitales para clientes, incluyendo la creación y administración de usuarios y accesos, y la consulta y gestión de información relacionada con contratos, facturación, pagos, consumos y otros servicios asociados a la relación contractual.
- Gestionar la recuperación y regularización de pagos pendientes, incluyendo la ejecución de acciones de cobranza judicial y extrajudicial, negociación de deudas y acuerdos de pago, así como el ejercicio y defensa de los derechos e intereses de Colbún S.A. ante tribunales, autoridades u otras instancias competentes.
3) Base de licitud del tratamiento de los Datos Personales.
El tratamiento de los datos personales de los clientes, potenciales clientes, exclientes y demás personas cuyos datos personales son tratados por Colbún S.A. en el desarrollo de sus actividades comerciales, se fundamenta en las siguientes bases de licitud:
- La ejecución de contratos y la adopción de medidas precontractuales relacionadas con la preparación, negociación, formalización y ejecución de contratos, la administración de la relación comercial, la prestación de los servicios contratados, la gestión de facturación y cobranza, y la atención de requerimientos asociados a dicha relación.
- El cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias aplicables a Colbún y la atención de requerimientos de autoridades competentes.
- El interés legítimo de Colbún, particularmente para la identificación y contacto de potenciales clientes, la gestión y fortalecimiento de relaciones comerciales, el envío de comunicaciones, la realización de actividades de relacionamiento y experiencia de clientes, y la evaluación y gestión de riesgos comerciales y de cumplimiento asociados a dichas relaciones.
4) Confidencialidad, Seguridad y Transferencia de Datos Personales.
Colbún S.A. resguardará los datos personales tratados, mediante la aplicación de adecuados estándares de seguridad, orientados a proteger dichos datos frente a accesos ilícitos o no autorizados, así como contra su pérdida, filtración, daño o destrucción. Asimismo, mantendrá estricta confidencialidad interna mediante un adecuado control y perfilamiento de accesos, de modo que los datos personales estarán restringidos exclusivamente a aquellos trabajadores que, en razón de sus funciones y responsabilidades, requieran conocer dicha información.
Los datos personales podrán ser comunicados a terceros que colaboren con Colbún en la gestión comercial, contractual y operacional de sus clientes, incluyendo proveedores tecnológicos, plataformas de gestión comercial y marketing, servicios de firma electrónica, empresas de investigación de mercado, agencias de comunicaciones y asesores externos, cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las finalidades informadas. Los datos personales también podrán ser comunicados a autoridades, organismos públicos, tribunales de justicia, organismos fiscalizadores y reguladores, cuando ello sea requerido por la normativa aplicable o por una solicitud válida de una autoridad competente.
En caso de que los datos personales deban ser transferidos, almacenados o accedidos desde jurisdicciones distintas de Chile, Colbún adoptará medidas razonables para que dichas transferencias se realicen conforme a la normativa aplicable y bajo salvaguardas adecuadas de protección, confidencialidad y seguridad.
5) Plazo de Conservación.
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Declaración, una vez cumplidas dichas finalidades, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura, salvo que exista una obligación legal o un interés legítimo que justifique su conservación por un período adicional.
6) Derechos del Titular de Datos los Personales.
Los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos que les reconoce la normativa vigente en materia de protección de datos personales, en la medida en que su ejercicio sea procedente y no afecte el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales de Colbún.
- Derecho de Acceso: Solicitar información sobre los datos personales que Colbún S.A. trata respecto de ellos y la forma en que están siendo utilizados.
- Derecho de Rectificación: Solicitar la corrección o actualización de datos personales incorrectos, incompletos o desactualizados.
- Derecho de Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando no sean necesarios para los fines del tratamiento, salvo que exista una obligación legal u otra fuente de licitud legítima que justifique su conservación.
- Derecho de Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias.
- Derecho de Suspensión: Solicitar el bloqueo temporal de cualquier operación de tratamiento de sus datos personales, cuando corresponda conforme a la normativa aplicable.
- Derecho de Portabilidad: Solicitar la entrega de sus datos personales en un formato estructurado y de uso común, en los casos previstos por la ley.
Para ejercer estos derechos, el titular de los datos deberá enviar una solicitud al correo electrónico dpd@colbun.cl, adjuntando copia de su cédula de identidad u otro documento que permita acreditar su identidad. En caso de que la solicitud se encuentre incompleta o no permita verificar la identidad del solicitante, Colbún S.A. podrá requerir antecedentes adicionales para su correcta tramitación. La solicitud del titular será respondida en un plazo de 30 días corridos, prorrogables por otros 30 días corridos siguientes a la fecha en que la solicitud se encuentre completa y se haya verificado adecuadamente la identidad del titular.
7) Responsabilidad del Titular de Datos los Personales.
El cliente o potencial cliente que proporciones datos personales a Colbún, será responsable de la licitud de dicha comunicación y de la exactitud, integridad y actualización de la información proporcionada. Asimismo, cuando entregue datos personales de representantes legales, firmantes, administradores de contrato, contactos comerciales u otras personas naturales vinculadas a su organización, deberá contar con una base de licitud suficiente para efectuar dicha comunicación y adoptar medidas razonables para que la información proporcionada sea veraz, pertinente y se mantenga actualizada.
8) Contacto
Para cualquier consulta relacionada con esta Declaración de Privacidad y Protección de Datos Personales, los titulares podrán contactar a Colbún S.A. a través del correo electrónico dpd@colbun.cl.
